Monitoraggio degli adeguati assetti

Gli adeguati assetti non si verificano una volta all'anno, a bilancio chiuso.

Il bilancio arriva mesi dopo i fatti che racconta. Chi amministra deve accorgersi degli squilibri mentre si formano, non quando il commercialista chiude l'esercizio successivo: a quel punto le opzioni disponibili sono quasi sempre meno, e più costose.

C'è poi una differenza che conta, soprattutto per chi ha responsabilità di controllo. Avere un assetto adeguato non significa soltanto accorgersi in tempo: significa poter dimostrare di essersi accorti in tempo. Una verifica fatta e non documentata, davanti a chi la chiede, vale come una verifica non fatta.

Il monitoraggio ripete il check-up a cadenza fissa, segue la sostenibilità dei debiti nei dodici mesi successivi e lascia una traccia scritta di ogni passaggio.

Cosa facciamo

Aggiorniamo indici e modelli a ogni periodo con la situazione contabile infrannuale, così il quadro non invecchia. Costruiamo con voi un budget di tesoreria e calcoliamo il DSCR, il rapporto tra i flussi di cassa attesi e i debiti in scadenza, sui dodici mesi successivi: è la misura che la norma chiede e che il bilancio, da solo, non può dare, perché guarda indietro.

Verifichiamo i segnali d'allarme dallo scadenzario, che è dove i ritardi si vedono per primi.

E usiamo carte di controllo statistiche per distinguere una variazione normale da un cambio di tendenza. È il punto dove il monitoraggio o funziona o diventa rumore: se ogni oscillazione fa scattare un allarme, dopo tre trimestri nessuno li guarda più. Le carte di controllo servono esattamente a dire quando un movimento esce da quello che l'impresa fa normalmente.

Cosa ricevete

A ogni scadenza un cruscotto di una o due pagine con una nota di commento: cosa è cambiato dal periodo precedente, cosa è rientrato, cosa merita attenzione adesso.

Nel tempo si forma un archivio datato delle verifiche. È la parte che di solito manca e che conta di più nel momento sbagliato: la documentazione che mostra come gli amministratori hanno vigilato, periodo per periodo.

Di cosa abbiamo bisogno

Situazioni contabili infrannuali, scadenzario aggiornato, budget o dati di cassa. Non serve che siano perfetti: serve che arrivino con regolarità, perché è la regolarità a rendere confrontabili i periodi.

A chi serve

Agli amministratori, che hanno l'obbligo degli assetti e ne rispondono. A sindaci e revisori, che devono segnalare in tempo e motivare quando non segnalano. E alle imprese che hanno già ricevuto segnalazioni da banche o da creditori pubblici, dove il monitoraggio diventa anche il modo di dimostrare che la situazione è presidiata.

Cosa non è

Non sostituisce le valutazioni dell'organo di controllo né il parere di un legale. La qualità del monitoraggio dipende dalla tempestività dei dati infrannuali: con dati vecchi di sei mesi produce un documento, non un presidio.